1. Wprowadzenie
Niniejszy dokument (dalej: „Regulamin”) przedstawia ogólne warunki korzystania ze strony internetowej Strefaloriva oraz zasady świadczenia usług organizacji wydarzeń tematycznych na terenie Polski, w szczególności eventów w klimacie kasyna, gal wieczornych, imprez firmowych, przyjęć prywatnych oraz produkcji tematycznych o charakterze rozrywkowym.
Regulamin ma na celu zapewnienie przejrzystości współpracy pomiędzy Strefaloriva a Użytkownikami serwisu oraz Klientami biznesowymi i indywidualnymi, w tym określenie sposobu składania zapytań, zasad przygotowania ofert, rezerwacji terminów oraz odpowiedzialności stron.
Korzystając z serwisu internetowego https://strefaloriva.com Użytkownik potwierdza, że zapoznał się z treścią Regulaminu, akceptuje jego postanowienia oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. W przypadku nieakceptowania któregokolwiek z postanowień Regulaminu Użytkownik powinien zaprzestać korzystania ze strony.
2. Definicje kluczowych pojęć
Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenie:
- Organizator – Strefaloriva, agencja eventowa specjalizująca się w organizacji wydarzeń tematycznych i rozrywki casino-inspired na terenie Polski, świadcząca usługi opisane na stronie internetowej.
- Strona internetowa – serwis internetowy prowadzony przez Organizatora pod adresem https://strefaloriva.com, obejmujący w szczególności podstrony: /casino/, /events/, /corporate/, /private/, /productions/, /success/, /consultation/, /contact-us/, /privacy-policy/, /cookie-policy/, /terms-and-conditions/, /thank-you/.
- Użytkownik – każda osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną, która korzysta ze Strony internetowej, w szczególności przegląda treści, zapoznaje się z ofertą lub wypełnia formularze kontaktowe.
- Klient – Użytkownik, który zawiera z Organizatorem umowę o świadczenie usług organizacji wydarzenia, w tym klient korporacyjny, instytucjonalny lub indywidualny.
- Usługa – kompleksowa lub częściowa organizacja wydarzenia tematycznego przez Organizatora, obejmująca m.in. koncepcję eventu, obsługę animacyjną, elementy scenografii, stanowiska gier, technikę eventową, koordynację, a także inne działania wskazane w indywidualnej ofercie.
- Umowa – umowa o świadczenie usług eventowych zawarta pomiędzy Organizatorem a Klientem, której integralną część mogą stanowić postanowienia Regulaminu, indywidualna oferta, harmonogram działań oraz ustalenia mailowe.
- Formularz – interaktywne narzędzie udostępnione na Stronie internetowej, w szczególności formularz konsultacji i zapytania ofertowego dostępny w sekcji /consultation/ oraz formularze kontaktowe w sekcji /contact-us/.
- RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
3. Zasady korzystania ze strony
Strona internetowa Strefaloriva służy w szczególności do prezentacji oferty agencji, inspiracji eventowych oraz ułatwienia kontaktu i składania zapytań o organizację wydarzeń. Korzystanie ze Strony jest dobrowolne i nieodpłatne.
3.1. Funkcjonalności serwisu
Użytkownik może w szczególności:
- przeglądać opisy usług tematycznych dostępnych w sekcjach Casino, Events, Corporate, Private, Productions,
- zapoznawać się z przykładami realizacji i case studies w zakładce Success,
- korzystać z formularzy kontaktowych oraz formularza konsultacji w celu przesłania zapytania o ofertę lub rezerwację terminu,
- zapisać się do komunikacji newsletterowej, jeśli taka funkcjonalność jest dostępna,
- skorzystać z danych kontaktowych podanych w sekcji Contact Us.
3.2. Obowiązki Użytkownika
Użytkownik zobowiązany jest do:
- korzystania ze Strony zgodnie z jej przeznaczeniem, obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami Regulaminu,
- podawania prawdziwych, aktualnych i kompletnych danych w Formularzach, w szczególności danych kontaktowych niezbędnych do przygotowania oferty,
- powstrzymania się od działań mogących zakłócić funkcjonowanie Strony, w tym prób nieautoryzowanego dostępu do jej zasobów lub infrastruktury technicznej,
- nieprzekazywania za pośrednictwem Strony treści o charakterze bezprawnym, obraźliwym, naruszającym dobra osobiste osób trzecich lub prawa własności intelektualnej.
3.3. Zakazy i ograniczenia
Na Stronie zabrania się w szczególności:
- wykorzystywania Formularzy do przesyłania spamu, niezamówionych informacji handlowych lub ofert niezwiązanych z zapytaniem o organizację wydarzeń,
- podejmowania prób testowania bezpieczeństwa, skanowania lub omijania zabezpieczeń Strony,
- korzystania z automatów, botów lub innych narzędzi automatyzujących dostęp w sposób, który może obciążać infrastrukturę serwisu.
Organizator zastrzega sobie prawo do czasowego ograniczenia dostępu do niektórych funkcjonalności lub całej Strony w związku z pracami technicznymi, aktualizacjami, rozwojem serwisu lub z przyczyn niezależnych od Organizatora.
4. Zawarcie umowy i rezerwacja usług
Umowa o świadczenie usług eventowych pomiędzy Organizatorem a Klientem zawierana jest w trybie indywidualnym, po wcześniejszym złożeniu zapytania przez Klienta i przygotowaniu dopasowanej oferty przez Organizatora.
4.1. Zapytanie ofertowe
Proces współpracy rozpoczyna się zazwyczaj od przesłania zapytania za pośrednictwem Formularza dostępnego w sekcji Consultation lub kontaktu przez dane wskazane na stronie Contact Us. W zapytaniu Klient proszony jest o podanie podstawowych informacji, takich jak:
- rodzaj planowanego wydarzenia (np. event firmowy, prywatna impreza, gala tematyczna),
- orientacyjny termin i lokalizacja,
- szacunkowa liczba uczestników,
- zakres oczekiwanych usług (np. oprawa casino, scenografia, prowadzący, technika),
- dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej po stronie Klienta.
4.2. Przygotowanie i akceptacja oferty
Na podstawie otrzymanego zapytania Organizator przygotowuje wstępną lub szczegółową ofertę, obejmującą w szczególności opis koncepcji wydarzenia, zakres usług, proponowany harmonogram oraz szacunkowy lub ostateczny kosztorys. Oferta może być przekazywana w formie elektronicznej (np. wiadomość e-mail, prezentacja PDF) lub innej uzgodnionej z Klientem.
Zawarcie Umowy następuje z chwilą akceptacji oferty przez Klienta, dokonanej w formie uzgodnionej z Organizatorem (np. mailowo, poprzez podpisanie dokumentu oferty lub odrębnej umowy ramowej). Organizator może uzależnić ważność akceptacji od spełnienia dodatkowych warunków wskazanych w ofercie, w tym od wpłaty zaliczki.
4.3. Rezerwacja terminu
Rezerwacja konkretnego terminu realizacji Usługi staje się wiążąca po:
- pisemnym lub mailowym potwierdzeniu dostępności terminu przez Organizatora, oraz
- wpłacie zaliczki w wysokości określonej w ofercie lub umowie (o ile została przewidziana), oraz
- akceptacji głównych warunków współpracy (zakres usług, ramowy budżet, miejsce realizacji).
Do momentu spełnienia powyższych warunków Organizator zastrzega sobie prawo do przyjęcia zlecenia innego Klienta na dany termin, informując zainteresowane strony o statusie rezerwacji.
4.4. Zmiany zakresu usług
Zmiany w zakresie usług po zawarciu Umowy (np. zwiększenie liczby atrakcji, modyfikacja scenografii, zmiana liczby uczestników) wymagają uzgodnienia z Organizatorem i mogą wiązać się z aktualizacją kosztorysu oraz aneksem do dotychczasowych ustaleń.
5. Płatności i warunki rozliczeń
Zasady płatności za organizację wydarzeń ustalane są indywidualnie z Klientem i szczegółowo opisane w ofercie lub umowie. Poniższe postanowienia mają charakter ogólnych warunków rozliczeń.
5.1. Wynagrodzenie
Wynagrodzenie za Usługę obejmuje w szczególności: koncepcję kreatywną, koordynację i produkcję eventu, koszty podwykonawców, wynajem sprzętu, honoraria artystów i prowadzących, transport, montaż i demontaż, a także inne elementy ujęte w ofercie. Wszystkie kwoty są wskazywane w złotych polskich (PLN), chyba że Strony uzgodnią inaczej.
5.2. Zaliczki i płatności etapowe
Organizator może uzależnić rozpoczęcie przygotowań do eventu od wpłaty zaliczki, której wysokość oraz termin płatności określone są w ofercie lub umowie. Pozostała część wynagrodzenia może być płatna:
- w jednej transzy – np. przed realizacją wydarzenia lub po jego zakończeniu, lub
- w kilku etapach – zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Klientem.
5.3. Formy płatności
Akceptowane formy płatności to w szczególności:
- przelew bankowy na rachunek wskazany przez Organizatora na fakturze lub w ofercie,
- inne formy płatności uzgodnione indywidualnie (np. płatności etapowe, przedpłata na podstawie proformy).
5.4. Faktury VAT
Organizator wystawia Klientowi fakturę VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Dane do faktury Klient zobowiązany jest przekazać najpóźniej w momencie akceptacji oferty. Brak przekazania prawidłowych danych może opóźnić proces rozliczenia.
5.5. Opóźnienia w płatnościach
W przypadku opóźnienia w płatności Organizator może:
- naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie,
- wstrzymać realizację kolejnych etapów przygotowań lub świadczenie Usługi do czasu uregulowania zaległości,
- w przypadkach określonych w umowie – rozwiązać Umowę z przyczyn leżących po stronie Klienta.
6. Odpowiedzialność i wyłączenia
Organizator dokłada najwyższej staranności, aby każde wydarzenie realizowane było w sposób profesjonalny, bezpieczny i zgodny z zaakceptowaną koncepcją. Zakres odpowiedzialności Organizatora określony jest jednak przez niniejszy Regulamin, indywidualną umowę oraz obowiązujące przepisy prawa.
6.1. Odpowiedzialność Organizatora
Organizator ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie Usług w zakresie, w jakim ma bezpośredni wpływ na ich realizację, w szczególności za:
- koordynację działań własnych zespołów i wybranych podwykonawców,
- dostarczane elementy scenografii, stanowiska gier, sprzęt techniczny oraz obsługę animacyjną,
- przestrzeganie ustalonych z Klientem standardów jakościowych i bezpieczeństwa, o ile Klient zapewni odpowiednie warunki po swojej stronie (np. infrastruktura techniczna obiektu).
6.2. Ograniczenia odpowiedzialności
Organizator nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za:
- szkody wynikłe z nieprawidłowego korzystania z atrakcji lub infrastruktury przez uczestników wydarzenia, wbrew zaleceniom obsługi lub instrukcjom bezpieczeństwa,
- szkody spowodowane przez uczestników lub osoby trzecie, za które odpowiedzialność ponosi Klient jako organizator formalny wydarzenia wobec swoich gości,
- opóźnienia lub niemożność realizacji części Usługi wynikającą z przyczyn leżących po stronie Klienta (np. brak dostępu do obiektu, zmiana harmonogramu bez wcześniejszego uzgodnienia),
- treści i materiały przekazane przez Klienta do wykorzystania podczas eventu (np. logotypy, prezentacje, multimedia) w kontekście naruszenia praw osób trzecich.
6.3. Siła wyższa
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w zakresie, w jakim zostało ono spowodowane działaniem siły wyższej, rozumianej jako zdarzenia zewnętrzne, nagłe, niemożliwe do przewidzenia lub zapobieżenia przy zachowaniu należytej staranności (np. klęski żywiołowe, stany nadzwyczajne, nagłe ograniczenia administracyjne uniemożliwiające organizację wydarzeń).
W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony niezwłocznie podejmą próbę ustalenia nowego terminu lub dostosowania zakresu Usługi. Szczegółowe zasady rozliczeń w takich sytuacjach mogą zostać określone w indywidualnej umowie.
7. Reklamacje i anulacje
7.1. Reklamacje dotyczące usług
Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą jakości lub zakresu świadczonych Usług, jeżeli w jego ocenie nie zostały one zrealizowane zgodnie z Umową lub przyjętą ofertą. Reklamację należy złożyć:
- w formie pisemnej lub mailowej na dane kontaktowe wskazane w sekcji Contact Us,
- w możliwie najkrótszym czasie po wydarzeniu, nie później jednak niż w terminie wskazanym w indywidualnej umowie lub ofercie.
Reklamacja powinna zawierać opis zastrzeżeń, wskazanie daty i rodzaju wydarzenia oraz dane umożliwiające identyfikację Klienta. Organizator zobowiązuje się rozpatrzyć reklamację w rozsądnym terminie, z reguły nie dłuższym niż 14–30 dni roboczych, i poinformować Klienta o sposobie jej załatwienia.
7.2. Anulowanie zamówienia przez Klienta
Klient może odstąpić od Umowy lub anulować zamówienie na zasadach określonych w indywidualnej ofercie lub umowie. W zależności od terminu rezygnacji i stopnia zaawansowania przygotowań Organizator może:
- zatrzymać całość lub część wpłaconej zaliczki tytułem pokrycia poniesionych kosztów,
- obciążyć Klienta kosztami już zamówionych usług podwykonawców, rezerwacji obiektów, transportu lub produkcji scenografii,
- obliczyć dodatkowe wynagrodzenie za dotychczas wykonane prace koncepcyjne i organizacyjne.
Szczegółowe warunki anulacji (terminy, progi procentowe, możliwe przeniesienie wydarzenia na inny termin) rekomendowane są do doprecyzowania w ofercie lub umowie z konkretnym Klientem.
7.3. Anulowanie lub zmiana terminu przez Organizatora
W wyjątkowych sytuacjach, w szczególności wynikających z działania siły wyższej lub nagłych zdarzeń uniemożliwiających realizację eventu, Organizator może zaproponować zmianę terminu wydarzenia lub modyfikację zakresu Usługi. W takim przypadku Strony podejmą niezwłocznie negocjacje w celu znalezienia rozwiązania satysfakcjonującego obie strony.
8. Ochrona danych osobowych
Organizator przetwarza dane osobowe Użytkowników i Klientów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych. Szczegółowe zasady przetwarzania danych zostały opisane w Polityce prywatności.
8.1. Zakres i cele przetwarzania
Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w następujących celach:
- obsługa zapytań przesyłanych przez Formularze na Stronie, w tym przygotowanie i przekazanie oferty,
- zawarcie i realizacja Umowy, w tym komunikacja dotycząca przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia,
- rozliczenia finansowe i księgowe, wystawianie faktur VAT,
- realizacja obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze,
- ewentualne ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń,
- działania marketingowe i wizerunkowe Organizatora – wyłącznie w zakresie i formie dopuszczonej przez prawo oraz na podstawie odpowiednich zgód, jeżeli są wymagane.
8.2. Podstawy prawne przetwarzania
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych mogą być w szczególności:
- niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed jej zawarciem,
- prawnie uzasadniony interes Organizatora, polegający m.in. na komunikacji z Klientami, rozwoju oferty, zapewnieniu bezpieczeństwa wydarzeń,
- obowiązek prawny ciążący na Organizatorze,
- zgoda osoby, której dane dotyczą – w zakresie, w jakim jest wymagana (np. wykorzystanie wizerunku w materiałach marketingowych).
8.3. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Szczegółowe informacje, w tym dane administratora, okresy przechowywania danych, kategorie odbiorców danych oraz zastosowane środki bezpieczeństwa, znajdują się w Polityce prywatności oraz w Polityce plików cookies.
9. Postanowienia końcowe
Regulamin obowiązuje od momentu opublikowania go na Stronie internetowej i ma zastosowanie do wszystkich Użytkowników korzystających z serwisu oraz do Klientów w zakresie, w jakim został włączony do indywidualnej umowy lub oferty.
Organizator zastrzega sobie prawo do aktualizacji treści Regulaminu, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności Strony lub oferty usług. Zmiany wchodzą w życie z chwilą opublikowania zaktualizowanej wersji Regulaminu na Stronie, chyba że wyraźnie wskazano inny termin ich obowiązywania.
W przypadku zawarcia indywidualnej umowy z Klientem pierwszeństwo mają postanowienia tej umowy, o ile wprost stanowią inaczej niż Regulamin. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem lub umową zastosowanie znajdują właściwe przepisy prawa polskiego.
Wszelkie pytania dotyczące Regulaminu, warunków świadczenia usług, rezerwacji oraz współpracy z agencją Strefaloriva można kierować za pomocą danych kontaktowych wskazanych w zakładce Contact Us lub poprzez Formularz konsultacji dostępny w sekcji Consultation.