Jak dbamy o Twoje dane w Strefaloriva

1. Polityka prywatności – zakres i cel dokumentu

Polityka prywatności serwisu internetowego https://strefaloriva.com (dalej: „Serwis”) określa zasady gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników, klientów oraz potencjalnych partnerów biznesowych korzystających z naszych usług eventowych, w tym wydarzeń o tematyce kasynowej, eventów korporacyjnych, imprez prywatnych oraz produkcji tematycznych.

Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie przejrzystych informacji wymaganych przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO), a także przez obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawę o ochronie danych osobowych oraz ustawę Prawo telekomunikacyjne.

Polityka prywatności ma zastosowanie w szczególności do danych osób, które:

• odwiedzają Serwis i przeglądają jego treści,
• korzystają z formularzy kontaktowych oraz formularza konsultacji dostępnych w Serwisie,
• zapisują się do newslettera lub innych form komunikacji marketingowej,
• kontaktują się z nami telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem mediów społecznościowych,
• biorą udział w organizowanych przez nas wydarzeniach, eventach czy akcjach promocyjnych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu oraz realizacją usług eventowych jest Strefaloriva (dalej: „Administrator” lub „my”). Szczegółowe dane identyfikacyjne i kontaktowe Administratora są dostępne w zakładce kontaktowej Serwisu pod adresem /contact-us/.

Z Administratorem można skontaktować się w szczególności:

• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie: /contact-us/,
• poprzez formularz konsultacji eventowej: /consultation/,
• za pomocą danych teleadresowych wskazanych na stronie kontaktowej.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w celu skorzystania z praw opisanych w niniejszej polityce, można kontaktować się z nami używając powyższych kanałów komunikacji.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora są w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, taki jak obsługa zapytań, dochodzenie roszczeń, prowadzenie działań marketingu bezpośredniego oraz analiza efektywności usług i działań promocyjnych.

3. Zakres zbieranych danych

Zakres gromadzonych danych osobowych uzależniony jest od sposobu korzystania z Serwisu, charakteru relacji z nami oraz wybranych kanałów komunikacji. Co do zasady przetwarzamy następujące kategorie danych:

3.1. Dane zbierane podczas korzystania z Serwisu

• podstawowe dane identyfikacyjne podawane dobrowolnie w formularzach (np. imię, nazwisko, dane firmy),
• dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu),
• dane dotyczące planowanego wydarzenia (np. rodzaj eventu: casino, event korporacyjny, impreza prywatna, produkcja tematyczna, liczba uczestników, lokalizacja, preferowana data),
• dane dotyczące preferencji eventowych i usług dodatkowych (np. formaty atrakcji, scenariusze, budżet orientacyjny).

3.2. Dane w formularzach kontaktowych i konsultacyjnych

W przypadku skorzystania z formularzy dostępnych w Serwisie (np. w zakładkach Konsultacje lub Kontakt) możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko lub nazwę firmy,
• adres e-mail, numer telefonu, stanowisko,
• szczegółowe informacje dotyczące planowanego wydarzenia, wymagań technicznych, charakteru gości,
• dane zawarte w treści wiadomości, w tym inne dane podane dobrowolnie przez użytkownika.

3.3. Dane do celów newslettera i działań marketingowych

W przypadku zapisu do newslettera lub wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych przetwarzamy w szczególności:

• adres e-mail i ewentualnie imię,
• informacje o aktywności w wiadomościach (np. otwarcia, kliknięcia), służące do analizy skuteczności komunikacji marketingowej.

3.4. Dane techniczne i statystyczne

W celach statystycznych, analitycznych oraz dla zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu możemy przetwarzać:

• adres IP, identyfikatory urządzenia, typ i wersję przeglądarki, ustawienia języka,
• dane dotyczące systemu operacyjnego i typu urządzenia (desktop, tablet, smartphone),
• dane dot. sposobu korzystania z Serwisu (odwiedzane podstrony, czas wizyty, źródło wejścia, kliknięcia),
• pliki cookie i podobne technologie – szczegółowe informacje zawarte są w odrębnej Polityce plików cookie.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisu lub do zawarcia i realizacji umowy (np. przygotowania oferty eventu, rezerwacji terminu, obsługi zgłoszenia).

4. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów i w oparciu o odpowiednie podstawy prawne. W szczególności przetwarzanie odbywa się w następujących celach:

4.1. Realizacja usług eventowych i działań przedumownych

W celu przygotowania oferty, dopasowania scenariusza wydarzenia, rezerwacji terminu, koordynacji atrakcji (np. stref kasyna, formatów integracyjnych, produkcji tematycznych) oraz zawarcia i realizacji umowy przetwarzamy dane:

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie przed jej zawarciem,
• w zakresie wynikającym z przepisów prawa (np. podatkowych, rachunkowych) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.2. Kontakt z klientem i obsługa zapytań

W celu udzielenia odpowiedzi na wiadomości przesłane za pośrednictwem formularzy w Serwisie, telefonicznie lub mailowo oraz w celu bieżącej komunikacji dotyczącej przygotowania i realizacji wydarzeń przetwarzamy dane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt dotyczy realizacji lub nawiązania współpracy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu ciągłości komunikacji i utrzymaniu relacji z klientami i partnerami.

4.3. Działania marketingowe i newsletter

W celu przesyłania informacji o nowych formatach wydarzeń (np. ofertach eventowych, sukcesach i realizacjach prezentowanych w sekcji Success Stories), aktualnych promocjach, wydarzeniach specjalnych oraz materiałach inspiracyjnych z zakresu organizacji eventów, przetwarzamy dane:

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na otrzymywanie komunikacji marketingowej (np. newsletter, e-mail, telefon),
• oraz – w zakresie marketingu bezpośredniego do obecnych klientów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jako prawnie uzasadniony interes Administratora.

Udzieloną zgodę można w każdej chwili wycofać, m.in. poprzez link rezygnacji znajdujący się w każdej wiadomości newsletterowej lub poprzez kontakt z nami. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.

4.4. Analizy, statystyka i rozwój usług

W celu analizowania, jak użytkownicy korzystają z Serwisu, optymalizacji treści (np. opisów ofert korporacyjnych czy imprez prywatnych), poprawy doświadczeń użytkownika oraz bezpieczeństwa Serwisu, możemy przetwarzać dane eksploatacyjne i statystyczne na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu analiz, statystyk, testów i ulepszaniu usług eventowych.

4.5. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z prowadzonej działalności gospodarczej, w tym z organizacji wydarzeń, przetwarzamy dane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie naszych praw i interesów.

5. Czas przechowywania danych

Czas przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane, oraz od wymogów prawnych związanych z daną kategorią danych. Co do zasady stosujemy następujące okresy retencji:

• dane związane z realizacją umowy – przechowujemy przez okres trwania współpracy, a następnie przez czas niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych (np. podatkowych, rachunkowych) oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
• dane przekazane w formularzach kontaktowych – przechowujemy przez czas niezbędny do obsługi zapytania i komunikacji, a następnie maksymalnie przez okres 12 miesięcy od daty ostatniego kontaktu, chyba że relacja zostanie przekształcona w współpracę,
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter) – przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych,
• dane przetwarzane dla celów dowodowych – przechowujemy do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego, w szczególności z tytułu realizacji umowy lub odpowiedzialności kontraktowej.

Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub poddawane procesowi anonimizacji, który uniemożliwia identyfikację osoby, której dane dotyczyły.

6. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem danych osobowych każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują określone prawa wynikające z RODO. Realizacja tych praw jest dla nas ważnym elementem budowania zaufania i przejrzystości w relacjach z klientami i partnerami.

W szczególności przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – możliwość uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak, to w jakim zakresie i w jakich celach,
• prawo do sprostowania danych – możliwość poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO, m.in. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy wycofasz zgodę, na podstawie której dane były przetwarzane,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania – na okres pozwalający nam zweryfikować zasadność Twoich żądań,
• prawo do przenoszenia danych – prawo otrzymania danych, które nam dostarczyłeś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz prawo do przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania – w tym wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego oraz związanego z nim profilowania; w takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania danych w tych celach,
• prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się w oparciu o zgodę; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

W celu skorzystania z powyższych praw możesz skontaktować się z nami, korzystając z formularza w zakładce Kontakt lub poprzez inne dane kontaktowe wskazane w Serwisie. W zależności od skomplikowania wniosku oraz liczby zgłoszeń odpowiadamy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania.

7. Odbiorcy danych oraz transfery do państw trzecich

W związku z prowadzeniem nowoczesnej działalności eventowej, obejmującej m.in. kompleksową obsługę eventów korporacyjnych, imprez prywatnych i produkcji tematycznych, możemy przekazywać dane osobowe zaufanym podmiotom trzecim, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów.

7.1. Kategorii odbiorców danych

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• podmioty świadczące na naszą rzecz usługi hostingowe oraz utrzymania infrastruktury IT,
• dostawcy systemów mailingowych i narzędzi marketing automation,
• partnerzy techniczni i podwykonawcy zaangażowani w realizację wydarzeń (np. obsługa techniczna, multimedia, scenografia, hostessy, dealerzy i animatorzy),
• biura rachunkowe, kancelarie prawne oraz doradcy, którzy wspierają nas w obsłudze prawnej i podatkowej,
• operatorzy płatności – jeśli w przyszłości zostaną wprowadzone odpowiednie funkcjonalności w Serwisie,
• inne podmioty przetwarzające dane na podstawie zawartych z nami umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W każdym przypadku współpracy z podmiotami trzecimi wymagamy od nich zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych i przetwarzania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

7.2. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dążymy do przetwarzania danych osobowych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli jednak w ramach korzystania z niektórych narzędzi lub usług (np. systemów mailingowych, narzędzi analitycznych czy rozwiązań chmurowych) dojdzie do przekazania danych poza EOG, odbywa się to wyłącznie w oparciu o odpowiednie mechanizmy prawne, w szczególności:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w danym państwie trzecim,
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
• inne instrumenty przewidziane w art. 46–49 RODO.

W każdym przypadku przekazania danych poza EOG dokładamy należytej staranności, aby poziom ich ochrony nie był niższy niż ten zapewniany przez przepisy obowiązujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i Unii Europejskiej.

8. Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo danych osobowych jest integralną częścią naszej kultury organizacyjnej oraz standardów obsługi klienta w Strefaloriva. Projektując procesy eventowe, w tym obsługę różnych typów wydarzeń, zwracamy uwagę zarówno na jakość doświadczenia uczestników, jak i bezpieczeństwo informacji.

W celu zabezpieczenia danych osobowych stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:

• kontrolę dostępu do danych oraz systemów, w których są one przetwarzane,
• szyfrowanie wybranych kanałów komunikacji,
• rozwiązania zabezpieczające przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem danych,
• regularne aktualizowanie oprogramowania i monitorowanie infrastruktury,
• procedury nadawania i odbierania uprawnień oraz zasady poufności wobec osób zaangażowanych w przetwarzanie danych,
• współpracę wyłącznie z zaufanymi podmiotami przetwarzającymi dane na podstawie umów powierzenia, które gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony.

Mimo stosowania wysokich standardów bezpieczeństwa, każdy użytkownik powinien pamiętać, że korzystanie z Internetu zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem. Dlatego rekomendujemy stosowanie aktualnego oprogramowania, ostrożność przy udostępnianiu danych oraz weryfikowanie źródeł korespondencji elektronicznej.

9. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, rozwoju funkcjonalności Serwisu, wdrażania nowych usług eventowych lub zmian w stosowanych przez nas technologiach.

O wszelkich istotnych zmianach Polityki prywatności będziemy informować w sposób widoczny i zrozumiały – np. poprzez komunikat na stronie głównej, aktualizację treści dokumentu wraz z nową datą obowiązywania lub poprzez przesłanie informacji na adres e-mail, jeśli pozostajemy z Tobą w stałej relacji komunikacyjnej (np. newsletter).

W każdym przypadku do przetwarzania danych stosuje się aktualną wersję Polityki prywatności opublikowaną w Serwisie pod adresem https://strefaloriva.com/privacy-policy/. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią dokumentu, zwłaszcza przed przekazaniem nam nowych danych oraz przed udziałem w nowych formatach wydarzeń.

Data ostatniej aktualizacji: 24.06.2026 r.